Покрытие расходов на приезд сотрудников другой компании
Добрый день!
Можно ли оформить отдельным приказом финансирование приезда сотрудников другой компании в Бишкек к нам таким образом, чтобы наша компания оплатила им авиа-билеты, такси, проживание в отеле и питание, полностью, не беспокоя ту сторону (их работодателя)?
Здравствуйте,
Да, можно. Это обычная и законная корпоративная практика.
На практике это оформляется как:
- служебный/организационный приказ;
- служебная записка о согласовании;
- решение генерального директора/руководства;
- покрытие расходов принимающей компанией;
- представительские расходы / расходы на деловое гостеприимство;
- представительские/организационные расходы.
Главное — правильно оформить цель приезда и экономическое обоснование.
Обычно пишут примерно так:
- проведение переговоров;
- рабочая встреча;
- технические консультации;
- обучение;
- аудит;
- комплексная проверка;
- внедрение проекта;
- стратегическая сессия;
- партнерская встреча;
- совместный рабочий семинар;
- введение в рабочий процесс / адаптация;
- визит по вопросам соответствия требованиям и комплаенса и т.д.
Что обычно можно оплатить:
- авиабилеты;
- гостиницу;
- трансфер/такси;
- суточные или питание;
- конференц-зал;
- местный транспорт;
- визовую поддержку;
- страхование.
Лучше оформить:
- Отдельный приказ (или согласование генерального директора)
- Программу визита
- Список приглашенных лиц
- Основание:
- письмо-приглашение,
- электронная переписка,
- меморандум о взаимопонимании,
- договор,
- переговорный процесс,
- проект.
Очень желательно указать:
- что расходы несет принимающая сторона;
- что это связано с хозяйственной деятельностью компании;
- что визит осуществляется в интересах компании.
Например:
«Расходы, связанные с организацией визита представителей компании ___ в г. Бишкек, включая авиаперелет, проживание, транспортное обслуживание и питание, отнести на расходы компании как расходы, связанные с проведением переговоров и развитием делового сотрудничества».
Но есть важные риски:
1. Налоговые вопросы.
Налоговая может спросить:
- не является ли это доходом физического лица;
- не возникает ли подоходный налог налогового нерезидента КР;
- не являются ли расходы необоснованными.
Поэтому важно:
- деловая цель;
- документы;
- связь с бизнесом;
- корпоративная / деловая цель.
2. Антикоррупционные / комплаенс-риски.
Особенно если:
- это сотрудники госкомпаний;
- банков;
- квазигосударственного сектора;
- иностранные должностные лица;
- лица, связанные с закупками.
Тогда чрезмерное гостеприимство может трактоваться как неправомерная выгода.
3. Лучше не выдавать деньги «на руки».Идеально:
- компания сама покупает билеты;
- сама бронирует отель;
- оплачивает напрямую.
Это намного безопаснее.
4. Если компания международная.Тогда лучше оформить:
- письмо-приглашение;
- согласование исключения из политики командировок;
- согласование службы комплаенса;
- согласование финансовой службы.
Для банка/международной компании я бы рекомендовал пакет:
- Приказ / согласование руководства;
- Письмо-приглашение;
- Программа визита;
- Лист согласования расходов;
- Финансовая служебная записка;
- Отчет по итогам визита (краткий).
Тогда это выглядит полностью корпоративно и юридически/документально обоснованно для:
- аудита,
- налоговой,
- комплаенса,
- внешних аудиторов,
- комплексной проверки.
С уважением,
Муратбек Азимбаев
Бишкек, 720005, улица Болота Юнусалиева, 80, OloloPlanet
тел.: +996 700 987794; +996 776 987794
WhatsApp, Telegram, Signal
Эл.почта: muratbek@azimbaev.pro
httрs://www.linkedin.com/in/muratbek-azimbaev-91111a4a/
X: @MuratbekAz
ОЧЕНЬ ВАЖНО! Смотрите Дисклеймер в правом верхнем углу нажав гиперссылку выделенный красным шрифтом «Дисклеймер».