Какие документы обязательно должны храниться у ОсОО?

Здравствуйте,

Ниже — полный и актуальный перечень документов, которые ОсОО в Кыргызстане обязано хранить в бумажном (физическом) виде и на цифровых физических накопителях (хард-драйв и тп) и в виртуальных облачных пространствах, согласно законодательству (Гражданского кодекса Кыргызской Республики, Закон КР «О хозяйственных товариществах общества», Налоговый кодекс КР. Закон КР «О бухгалтерском учёте», Закон КР «О государственном социальном страховании», Закон КР «О национальном архивном фонде Кыргызской Республики» и др.).

1. Учредительные и корпоративные документы (обязательно в бумаге и на цифровых накопителя в хард-драйве и на виртуальном облачном пространстве)

ОсОО обязано иметь у себя оригиналы следующих документов:

Учредительные

Устав ОсОО (оригинал с подписью/печатью).Учредительный договор (если был заключён).Решение/протокол о создании ОсОО.Свидетельство о государственной регистрации (оригинал).Решения об изменениях в устав, включая протоколы общего собрания участников.Документы о назначении директора (протокол/решение).Сведения о составе участников + документы об их долях.Протоколы общих собраний участников (все).Приказы директора, в т.ч.:о кадровых назначениях;о разграничении полномочий;об утверждении внутренних положений.

2. Документы, подтверждающие права ОсОО на имущество

Договоры купли-продажи, аренды, безвозмездного пользования имущества.Свидетельства/регистрационные документы на недвижимость, если есть.Акты приёма-передачи имущества.Доверенности, выданные сотрудникам или представителям.

3. Бухгалтерские документы (часть обязательна в бумаге)

Закон «О бухгалтерском учёте» допускает электронный учёт, но первичные документы, исходя из практики налоговых органов, должны храниться в бумаге:

Обязательно в бумажном виде:

— Счета-фактуры на бумаге, если контрагент не использует ЭСФ и на цифровых накопителях и облаке.
— Накладные .
— Акты выполненных работ / оказанных услуг.
— Платёжные поручения банка (распечатки).
— Кассовые документы (приходные и расходные ордера).
— Книга учёта доходов/расходов — если ОСОО применяет спецрежим.
— Бухгалтерская политика (приказ).

Разрешено в электронном виде:

— ЭСФ (электронные счета-фактуры)
— Электронные налоговые отчеты

Но первоисточник (договор/акт/накладная) чаще всего обязателен в бумаге.

4. Налоговые документы (часть — только в бумаге)

ОсОО обязано хранить:

— Все налоговые отчёты (копии с отметкой о приёме).
— Акты налоговых проверок.
— Решения налоговой.
— Уведомления ГНС (в т.ч. бумажные и электронные).
— Документы, подтверждающие вычеты (договоры, акты, накладные).