Хранение документов ОсОО
№110643 | 25.04.2024 | Просмотров: 1803
Обязано ли ОсОО хранить рабочие документы (договора, по которым выполнены все обязательства)?
Или их можно уничтожать сразу после исполнения?
У нас маленький офис, нет возможности хранить.
Здравствуйте,
храните всю документации ОсОО лучше вам хранить в надежном месте и сделать копии важных документов и хранить отдельно помимо офиса дома, в банковской ячейке, а также цифровые копии в облачном пространстве и/или в цифровых носителях. Вы можете также передать важные документы на хранение в государственный архив по договору.
К примеру, согласно ст.ст. 68 105 Налогового кодекса Кыргызской Республики от 18 января 2022 года № 3 (в п соледней редакции от 02.02.2024г.), Срок хранения налоговой отчетности: 1. Если иное не установлено настоящим Кодексом, налогоплательщик или налоговый представитель, а также соответствующий налоговый орган обязаны хранить налоговую отчетность в течение срока исковой давности по налоговому обязательству, установленного настоящим Кодексом. 2. При реорганизации налогоплательщика обязательство по хранению налоговой отчетности за период деятельности реорганизованного лица возлагается на его правопреемника. 3. При ликвидации организации налоговая отчетность может быть уничтожена налогоплательщиком, за исключением документов, подлежащих сдаче в государственный архив.
Срок исковой давности по налоговому обязательству, излишне уплаченной сумме налога и сумме превышения НДС
1. Срок исковой давности по налоговому обязательству устанавливается в 6 лет со дня, следующего:
1) за последним днем срока уплаты налога, установленного настоящим Кодексом, в отношении налогового обязательства;
2) за днем прекращения действия отсрочки или рассрочки, в случае неуплаты отсроченной или рассроченной суммы налоговой задолженности;
3) за днем вручения налогоплательщику решения по налоговому обязательству, возникшему в результате проведения налоговой проверки;
4) за днем возникновения излишне уплаченной суммы налога и/или суммы превышения НДС.
Согласно ст.ст. 8, 10, 14, 20 и 41 Закона Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики» от 22 ноября 1999 года № 125 (в последней редакции от 27.04.2023г.),
Архивные фонды юридических лиц негосударственных форм собственности
Документы предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля негосударственной собственности, политических партий, предприятий, учреждений и организаций негосударственных форм собственности, общественных объединений и религиозных организаций, находящихся на территории Кыргызской Республики, составляют негосударственную часть Национального архивного фонда.
Документы по личному составу
Государственные органы, предприятия, учреждения, организации, юридические лица негосударственных форм собственности обязаны вести и хранить согласно установленным срокам документы по личному составу в целях обеспечения прав и законных интересов граждан.
Право собственности на архивные документы при реорганизации либо ликвидации юридических лиц и утрате собственника
При реорганизации либо ликвидации государственных предприятий, учреждений и организаций или в случае необеспечения фондодержателем сохранности документов их документальные фонды передаются на хранение правопреемникам или в архив вышестоящей организации, а при их отсутствии — в государственные архивы. В состав комиссий, создаваемых для передачи документов и имущества, включаются представители государственной архивной службы и специалисты других юридических лиц. При ликвидации предприятий, учреждений и организаций негосударственных форм собственности, не имеющих правопреемника, их документы, имеющие научно-историческую ценность, и документы по личному составу должны передаваться на хранение в государственные архивы. Ликвидация любого предприятия, учреждения и организации может осуществляться только при наличии заключения государственного архива о месте хранения его документов. Имеющие научно-историческую ценность архивные документы, утратившие собственника, либо собственник которых в судебном порядке лишен права собственности на эти документы, передаются в государственные архивы.
Ответственность за нарушение законодательства Кыргызской Республики по архивному делу
Юридические и физические лица, виновные в нарушении законодательства Кыргызской Республики по архивному делу, несут ответственность в соответствии с уголовным законодательством Кыргызской Республики.
Архивы, обладающие правами юридических лиц, несут ответственность по всем обязательствам в пределах, установленных законодательством Кыргызской Республики по архивному делу. За действия архивов, не пользующихся такими правами, несут ответственность юридические лица, в подчинении которых находятся эти архивы.
При смене руководителя предприятия, учреждения и организации документы должны передаваться по акту приема-передачи. Ответственность за нарушение архивного законодательства и недостачу документов несет действующий руководитель независимо от времени создания документов.
Согласно ст.15 Закона Кыргызской Республики «О бухгалтерском учете» 29 апреля 2002 года № 76 (в последней редакции от 18.01.2022г.), Хранение документов бухгалтерского учета:
1. Субъекты обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, рабочий план счетов бухгалтерского учета, финансовую отчетность и другие документы учетной политики как на бумажных носителях информации, так и на носителях компьютеризированной системы учета в порядке и в течение сроков, устанавливаемых законодательством о государственном архивном деле, а также иным законодательством Кыргызской Республики.
2. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности несет руководитель субъекта.