Возмещение затрат на использование машины сотрудника

Question

Согласно Статье 117  о возмещении расходов по использованию личного имущества работника, компания может возмещать затраты, связанные с машиной сотрудника, который используется в целях компании.
Компания согласна возмещать затраты на ГСМ и ремонт машины сотрудника.
Так вот вопрос, как документально оформить данное соглашение и облагаются ли такие возмещения сотруднику налогом?
Спасибо заранее

Администратор · Answer

Здравствуйте!

Согласно трудовому законодательству Кыргызской Республики (КР), использование личного транспорта работника в интересах работодателя не требует оформления договора аренды.

Статья 117 Трудового кодекса КР (ТК КР) прямо предусматривает выплату компенсации за использование и износ личного имущества работника, включая транспорт.

Статья 117. Гарантии при выполнении обязанностей в интересах работников организации и возмещение расходов по использованию личного имущества работника	1. Условия освобождения работника от работы для выполнения обязанностей в интересах работников организации, а также размер гарантийных выплат за это время устанавливаются настоящим Кодексом, коллективным договором или работодателем по согласованию с представительным органом работников.	2. При использовании работником своего личного имущества с согласия (ведома) и в интересах работодателя работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) его инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (кроме организаций, финансируемых из государственного бюджета).
Вот как оформляется использование личного транспорта и почему не нужен договор аренды.

1. Как оформляется использование транспорта сотрудника?

Использование личного транспорта работника в интересах работодателя оформляется через Соглашение о компенсации, а не через договор аренды.

Дополнительное соглашение заключается между работником и работодателем и фиксирует факт использования личного транспорта, его марку, модель, госномер, а также размер и порядок выплаты компенсации за использование, износ (амортизацию) и возмещение связанных расходов (ГСМ, текущий ремонт, мойка и т. д.).

Работодатель издает приказ на основании заключенного Соглашения, в котором утверждает установленный размер компенсации и период ее выплаты.

Документы по расходам, отчеты предоставляются в соответствии с требованиями внутреннего учета с приложением чеков на ГСМ и других для их возмещения.

Ключевым условием является использование транспорта с согласия и в интересах работодателя.

Администратор · Answer

2. Почему не нужен Договор аренды транспорта сотрудника?

1.  Договор аренды (регулируется ГК КР) подразумевает, что работодатель (Арендатор) получает имущество во временное владение и пользование за арендную плату. При этом работодатель может нести ответственность за ущерб, причиненный имуществу.
2. Статья 117 ТК КР регулирует этот вопрос в рамках трудовых отношений. Целью является компенсация расходов работника и износа его личного имущества (транспорта) за то, что он использует его для выполнения своих трудовых функций.
3. Компенсационные выплаты, установленные трудовым законодательством, имеют особый режим в части налогообложения. Оформление через компенсацию, как правило, более выгодно и проще для целей налогового и трудового учета, чем оформление через аренду.

Таким образом, для целей выполнения трудовых функций лучше использовать компенсацию и возмещение расходов в рамках Трудового кодекса (Статья 117), а не оформлять Гражданско-правовой договор аренды.