Хранение кадровых заявлений

Question

Нужно ли хранить кадровые заявления (увольнение, отпуск), если да, то на какой срок?

Муратбек Азимбаев · Answer

Здравствуйте,

В соответствии с законодательством Кыргызской Республики, кадровые заявления, такие как заявления об увольнении и предоставлении отпуска, подлежат обязательному хранению. Сроки их хранения определяются нормативными правовыми актами, регулирующими делопроизводство и архивное дело.

Сроки хранения кадровых документов:

•	Заявления об увольнении: эти документы относятся к личному составу и имеют длительный срок хранения. Согласно законодательству, такие заявления следует хранить в течение 75 лет. Это связано с их значимостью для подтверждения трудового стажа и иных юридических аспектов.
	•	Заявления о предоставлении отпуска: эти документы также относятся к личному составу, но имеют менее продолжительный срок хранения. Рекомендуется хранить их в течение 5 лет. Это обусловлено необходимостью подтверждения правильности начисления и выплаты отпускных, а также соблюдения трудовых прав работников.

Основания для установления сроков хранения:

Сроки хранения документов определяются на основе нормативных правовых актов, таких как:

•	Закон Кыргызской Республики “О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики” от 22 ноября 1999 года № 125 (в последней редакции от 27 апреля 2023 года) - устанавливает общие принципы формирования, учета и хранения документов, включая документы по личному составу.
	•	Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденная Постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2020 года № 120(В редакции постановления Кабинета Министров КР от 8 апреля 2022 года № 207) - определяет порядок работы с документами в организациях, включая сроки их хранения.

Муратбек Азимбаев · Answer

Рекомендации по организации хранения:

	•	Систематизация документов: разделение документов по категориям (увольнение, отпуск и др.) и обеспечение их надлежащего учета.
	•	Обеспечение сохранности: использование архивных помещений или специальных шкафов, защищенных от влаги, огня и несанкционированного доступа.
	•	Регулярная проверка: периодический контроль состояния документов и условий их хранения.

Соблюдение установленных сроков хранения кадровых документов является обязательным для всех организаций, независимо от формы собственности. Это обеспечивает защиту прав работников и работодателей, а также упрощает разрешение возможных трудовых споров в будущем.

Рекомендуется регулярно проводить экспертизу ценности документов и своевременно уничтожать те из них, сроки хранения которых истекли, в установленном порядке.

С уважением,
Муратбек Азимбаев
Бишкек, 720005, улица Болота Юнусалиева, 80, OloloPlanet 
тел.: +996 700 987794; +996 776 987794
WhatsApp, Telegram, Signal
Эл.почта: muratbek@azimbaev.pro
httрs://www.linkedin.com/in/muratbek-azimbaev-91111a4a/
Twitter: @MuratbekAz
ОЧЕНЬ ВАЖНО! Смотрите Дисклеймер в правом верхнем углу нажав гиперссылку выделенный красным шрифтом «Дисклеймер».

Кадрдык арыздарды сактоо